Hechos Clave
- El acceso de invitados nativo de Notion es de solo lectura, y el filtrado a nivel de fila es solo para visualización.
- Pagar $15 al mes por asiento para contratistas puede costar hasta $9,000 al año para 50 usuarios.
- La nueva herramienta ofrece una tarifa plana de $59 al mes para usuarios ilimitados.
- El backend utiliza Supabase y PostgreSQL con Seguridad a Nivel de Fila.
- La sincronización de datos ocurre cada 5 minutos.
Resumen Rápido
Un desarrollador ha creado una solución para los altos costos asociados con el acceso de contratistas a las bases de datos de Notion. El problema surge de las funciones de compartir nativas de Notion, que son de solo lectura o requieren costosos asientos completos para usuarios que solo necesitan acceso a datos específicos. La nueva herramienta actúa como una capa de permisos, permitiendo a los contratistas ver y editar filas y columnas específicas sin necesidad de un asiento completo.
La implementación técnica se basa en la API OAuth de Notion y un backend construido con Supabase y PostgreSQL. Esta configuración permite la sincronización de datos en tiempo real y definiciones de roles estrictas. El modelo de precios es de $59 mensuales por usuarios ilimitados, ofreciendo ahorros significativos en comparación con el pago por asiento. Aunque actualmente está en fase beta, la herramienta busca expandir su conjunto de funciones según los comentarios de los usuarios.
El Costo del Acceso de Contratistas
La gestión del acceso de contratistas a los datos internos presenta un desafío importante para muchas agencias que utilizan Notion. El problema principal es la incapacidad de proporcionar permisos granulares que permitan tanto la visualización como la edición de puntos de datos específicos. Las agencias a menudo necesitan compartir datos de CRM o seguimiento de proyectos con trabajadores externos mientras mantienen oculta información sensible como precios, márgenes o datos de otros clientes.
Las funciones nativas de Notion no abordan adecuadamente esta necesidad específica. La plataforma ofrece filtrado a nivel de fila, pero es estrictamente de solo lectura, lo que impide a los contratistas realizar las actualizaciones necesarias. Además, el ocultamiento de columnas no es una función nativa, y el acceso de invitados se restringe a permisos de solo lectura. En consecuencia, las agencias se ven obligadas a dos opciones ineficientes: pagar $15 al mes por asientos completos para cada contratista o duplicar bases de datos, lo que crea una pesadilla de mantenimiento.
El impacto financiero de estas limitaciones puede ser sustancial. Basado en la estructura de costos de los asientos completos, los gastos escalan rápidamente con el número de contratistas:
- 5 contratistas cuestan $900/año en tarifas de asiento desperdiciadas.
- 20 contratistas cuestan $3,600/año.
- 50 contratistas cuestan $9,000/año.
Estos costos impulsaron el desarrollo de una solución alternativa que elude por completo el modelo de pago por asiento.
Una Solución Técnica
La solución desarrollada es una capa de permisos que se integra directamente con Notion utilizando su API OAuth. Esta integración permite a la herramienta actuar como un intermediario, controlando exactamente qué datos pueden ver y editar los contratistas. El sistema está diseñado para ser un portal limpio donde los contratistas pueden interactuar con los datos sin necesidad de acceso directo al espacio de trabajo interno de Notion.
Funcionalmente, la herramienta permite a los administradores definir roles específicos. Por ejemplo, se puede establecer un rol para que los representantes de ventas solo vean los leads donde son propietarios, al mismo tiempo que ocultan la columna de precios. Los contratistas acceden a estos datos a través de un portal dedicado donde pueden ver y editar información en tiempo real. El sistema se sincroniza con Notion cada 5 minutos para garantizar la consistencia de los datos.
Bajo el capó, la arquitectura consiste en:
- Frontend: Construido utilizando React y TypeScript.
- Backend: Utiliza Supabase con una base de datos PostgreSQL, empleando Seguridad a Nivel de Fila (RLS) para gestionar el acceso a datos de forma estricta.
- Autenticación: Manejada a través de Notion OAuth 2.0.
Este stack técnico garantiza que los datos permanezcan seguros y que los permisos se apliquen a nivel de base de datos, previniendo el acceso no autorizado.
Precios y Disponibilidad
El modelo de precios para esta capa de permisos está diseñado para ser rentable para equipos de cualquier tamaño. En lugar de un cargo por asiento, el servicio se ofrece a una tarifa plana de $59 al mes para usuarios ilimitados. Esta estructura de precios aborda directamente la ineficiencia financiera de pagar por asientos completos de Notion para contratistas que solo necesitan acceso parcial.
Actualmente, el proyecto está en su fase beta y ha incorporado a 50 probadores beta. Los creadores están ofreciendo un precio de introducción para los primeros adoptantes. Los primeros 20 clientes tendrán su suscripción bloqueada en $49 al mes. Después del período de lanzamiento inicial en enero, el precio está programado para aumentar a $79 al mes para nuevos suscriptores.
Aunque la herramienta resuelve un problema crítico de flujo de trabajo, actualmente tiene varias limitaciones que se anotan en la hoja de ruta de desarrollo:
- Es compatible solo con bases de datos de Notion y no funciona con páginas.
- La sincronización de datos no es instantánea, ocurre cada 5 minutos.
- Los usuarios deben definir los roles manualmente; no hay configuraciones preestablecidas.
- Los permisos de equipo aún no están disponibles, pero están planeados para futuras versiones.
Está disponible una prueba gratuita para las partes interesadas que deseen probar la funcionalidad.
Desarrollo Futuro
El equipo de desarrollo está buscando activamente comentarios de los usuarios para refinar la herramienta y expandir sus capacidades. Están buscando específicamente información sobre casos de uso de permisos adicionales que actualmente no estén cubiertos por el conjunto de funciones existente. Comprender las diversas necesidades organizacionales es una prioridad para la hoja de ruta.
Adicionalmente, el equipo está midiendo la sensibilidad al precio dentro del mercado. Al entender lo que los clientes potenciales están dispuestos a pagar, buscan encontrar un equilibrio entre proporcionar valor y mantener un modelo de negocio sostenible. El objetivo es construir una herramienta robusta que resuelva el complejo problema del acceso a datos externos dentro del ecosistema de Notion.
